Guide Pas à pas Poney école – Gérer mes réservations

Vous êtes dirigeant de club, ce guide vous est adressé.

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Comment puis-je me connecter ?

Afin de vous connecter à votre espace personnel, sur la page d'accueil, cliquez sur « Accès Club ».

NB : Les identifiants et mot de passe demandés sont identiques à ceux que vous utilisez pour vous connecter au site ffe.com.

Mon Espace Club n'est pas encore renseigné. Que faire ?

Lorsque vous êtes connecté, votre Espace Club apparaît avec un planning et un programme type.

Comment puis-je renseigner mes disponibilités ?

Pour ajouter une date, cliquez sur le jour désiré. Par exemple, le 28 mai.

Cliquez ensuite sur « Ajouter ».

Le créneau vient d'être ajouté. Répétez l'opération pour toutes les demi-journées concernées.

Comment puis-je modifier mon programme ?

Le programme par défaut est simplement une suggestion de la part de la FFE. Il est possible de le modifier et de l'adapter à votre guise.

Pour cela, cliquez sur « Modifier mon inscription et mon programme ».

Vous avez ainsi la possibilité d'éditer votre propre programme.

Pensez à enregistrer en bas de page.

NB : Vous avez par ailleurs la possibilité de modifier l'identifiant de la personne responsable de l'opération dans votre structure : entrez le numéro de licence de celle-ci dans la case « Encadrant ». Pour que la modification soit acceptée, la personne doit avoir les diplômes suffisants pour encadrer des enfants (BPJEPS par exemple).

Je souhaiterais envoyer des courriers aux écoles ou aux mairies. Existe-t-il des documents types ?

En bas de page, vous pouvez télécharger des courriers types à envoyer aux écoles ainsi qu'aux mairies pour communiquer sur votre participation à l'opération.

Comment puis-je gérer mes réservations ?

Je n'ai reçu aucune demande de réservation en ligne.

Votre onglet « Mes réservations » se présente comme suit :

Toutes vos réservations doivent être inscrites sur votre Espace Personnel. Si vous avez été contacté par une ou plusieurs école(s), demandez-leur d'effectuer la demande de réservation sur le site (vous trouverez les explications dans le « Guide École »).

    Vous avez également la possibilité d'effectuer la réservation pour le compte de l'école. Pour cela, munissez-vous des informations suivantes :
  • la date de la séance
  • le nom de l'école
  • l'adhésion ou non de l'école à l'USEP
  • le nom de l'interlocuteur de l'école
  • l'adresse de l'école
  • le numéro de téléphone de l'école
  • l'adresse e-mail de l'école
  • le niveau de la classe ou des classes
  • le nombre d'enfants

NB : Pour pouvoir effectuer la demande, pensez à vous déconnecter de votre session afin d'accéder à votre fiche club comme si vous étiez une école. (Cliquez sur le département puis sur votre club dans la liste). Rendez-vous dans le « Guide École » pour avoir toutes les démarches à effectuer.

J'ai reçu des demandes de réservation en ligne.

La liste des réservations reçues s'affiche comme suit dans l'onglet « Mes réservations » :

    La dernière colonne du tableau indique le statut de la demande :
  • Demande d'inscription en attente
  • Demande d'inscription validée
  • Demande d'inscription refusée

Afin de modifier l'état de la demande, cliquez sur l'horloge et faîtes votre choix (vous devrez justifier le motif en cas de refus de l'inscription) :

Comment puis-je bloquer les créneaux réservés et validés ?

Suite à la validation des demandes, veillez à bloquer les créneaux réservés afin de ne pas en recevoir d'autres pour ces dates-là.

Choisissez le créneau en question en cliquant dessus et bloquez le créneau (par exemple le 18/06).

Lorsque le créneau sera bloqué il s'affichera en marron sur votre planning.

La Fédération Française d'Équitation vous enverra des colis contenant les documents à distribuer à chaque élève lors de leur venue au club.

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